Hábitos Zen: 10 dicas para impulsionar sua produtividade – #5

*Por Leo Babauta.

Breve introdução: Esta é uma série com 10 dicas para impulsionar sua produtividade – pequenos truques que podem fazer toda a diferença para te tornar mais produtivo (a). Ao final da série, estas postagens serão agrupadas em uma só, como um guia para quem quiser consultá-lo.

Dica de produtividade #5: Evite reuniões.

Quando for realmente preciso, faça com que sejam rápidas e produtivas.

Eu odeio reuniões. Eu acho que a maioria das pessoas também odeia, a menos que haja café e doces – e você realmente goste de café e doces. E mesmo assim, a reunião em si é apenas mais uma obrigação da qual tentamos extrair algo de útil. O que quero dizer é que, embora quase todos nós odiemos reuniões, nos vemos forçados a aceitá-las.

E se você parar pra pensar, a maioria das reuniões são um enorme desperdício de tempo. Naquela hora (ou mais) que você passou sentado ouvindo e opinando, poderia ter sido dez vezes mais produtivo se estivesse trabalhando sozinho. E o mesmo acontece com todo mundo presente. Isso faz com que o desperdício de tempo seja ainda maior.

Há reuniões regulares que você pode evitar? Se você acha que a resposta é não, pense um pouco mais: talvez tenham te dito que era obrigatório comparecer, mas ainda é possível que se você parecer convincente o suficiente para o seu chefe, poderia evitar a reunião – aquele espetáculo de bate e rebate, e cujas informações que cada um deve repassar naquele momento poderiam ter sido enviadas e lidas por e-mail, utilizando 1/10 do tempo gasto se encontrando todos na mesma sala.

Acho que uma das melhores coisas que você pode fazer, é começar a dizer “não” para as reuniões que surgirem daqui para frente. Eu sempre digo “Desculpe, agora eu não posso. Eu estou preso com um projeto agora.” E isso é sempre verdade. Eu sempre tenho projetos nos quais estou trabalhando e que são mais importantes do que uma reunião.

Agora, se você provavelmente não conseguirá evitar a maioria das reuniões, eis algumas dicas para torná-las mais eficazes:

1. Cada reunião deve ter uma agenda. As pessoas devem saber, de antemão, o que será discutido, para que elas possam estar preparadas.

2. A agenda deve incluir o resultado desejado. Se não está na agenda de antemão, deve ser a primeira coisa que você sugere na reunião.

3. Faça anotações de pontos importantes, especialmente próximas ações. Sinalize as próximas ações com setas ou asteriscos, ou algo assim, para que você possa vê-los de relance mais tarde.

4. Reveja as próximas ações no final da reunião. Todos devem sair da reunião sabendo que decisões foram tomadas, e o que cada um precisa fazer a seguir.

5. Coletar dados sobre as próximas ações a serem tomadas imediatamente após a reunião, para que não se esqueça.

6. Se você não conseguir escapar de uma reunião inútil, revise o que precisa ser feito antes utilizando o seu material de trabalho. Será um tempo utilizado de forma útil, te preparando para a reunião, seja ela inútil ou não. Eu também gosto de usar esse tempo para brainstorm para idéias ou projetos.

A melhor estratégia de longo prazo é convencer o seu chefe que a maioria das reuniões são uma perda de tempo, e que elas devem ser rápidas e proveitosas. Muitas empresas estão instalando bancadas para reuniões em pé, poupando tempo de seus funcionários e aumentando a produtividade.

Fonte da Imagem: Pixabay.