De que forma aumentar a produtividade sem deixar nada para depois?

Algo que tenho colocado em prática já há algum tempo: fazer mais em menos tempo.

De que forma podemos cortar ou estimular no comportamento, a mudança de hábitos e ter controle do que é feito – ou do não feito que fica para depois?

Hoje resolvi partilhar sobre as melhores práticas de produtividade para aumentá-la em 100% sua produtividade.

Um bom planejamento não visa formar um cronograma rígido de ações, mas um apontador que permitirá prever grande parte dos problemas possíveis, bem como algumas soluções mais simples. Um plano pode e deve ser adaptado às mudanças, que certamente ocorrerão. Porém, a sua ausência aumenta o risco de inesperados, muitos dos quais poderiam ser facilmente evitados. O conhecimento e ferramentas apropriados são essenciais para contornar o estrago de um problema de última hora.

Aqui vão 2 Dicas essenciais:

– Dica dos 2 minutos

O que eu adoto com relação a pequenas coisas, as quais surgem e podem ser resolvidas rapidamente. Caixa de entrada ZERO E-MAIL: Costumo criar pastas com assuntos do meu interesse e uma com assuntos para LER COM TEMPO.
Sempre que recebo um novo e-mail, respondo imediatamente.

O meu lema é: “e-mail lido, e-mail respondido”. Logo que abrirmos um e-mail e não respondemos, estamos criando mais uma atividade para depois. Imagine isso sucessivamente por dias?

Exemplos de onde aplicar: E-mails, ligações, correspondência, contas a pagar, etc.

Conselho: Faça o possível para fazer já.

Dica de Livro: A Arte de Fazer Acontecer (David Allen).

Tudo que possa surgir deve ser avaliado:

Questionamentos:
– Consigo fazer isto em 2 minutos?
– Caso afirmativo: Sim. => então faça agora!
– Caso negativo: Não. => agende para um momento futuro.

 

– Dica da listas de tarefas

Trabalhe com as listas: Tudo que não deu tempo fazer antes ficou para depois. Anote em um papel ou bloco; arquivo no computador ou app no tablet ou celular.

Hoje em dia é ainda mais fácil porque temos à disposição aplicativos de listas de tarefas (to-do lists) que são ótimos e gratuitos:

– Remember The Milk (mais simples)
– Todoist (mais completo. Envia e-mails para te lembrar do que não foi feito).
– Evernote (mais complexo – eu uso este)

Comece a anotar tudo e a criar critérios para saber o que deve ser feito hoje e o que deve sair do foco da nossa atenção e se deve ser agendado para o futuro.

Todo hábito deve ser cultivado. No caso da organização existe uma tendência de se achar que o tempo dedicado ao preparo de um projeto é algo negativo, pois nunca será possível prever todas as mudanças. Além disso, a pessoa organizada muitas vezes é confundida como compulsiva (isso é tão eu), ou no mínimo extremamente sistemática.

Muitos optam por se adaptar à aleatoriedade dos fatos da vida e improvisar em todas as situações. A demanda por dinamismo e respostas rápidas atrapalha a reflexão prévia, determinando cada vez mais raciocínio em oposição ao bom e velho planejamento.

Lane Lucena
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Lane Lucena é apaixonada pela vida. Mãe da Maria Carolina, psicanalista clínica, pós-graduada em comportamento organizacional e gestão de pessoas, especializações em psicopedagogia clínica e psicologia e saúde mental. Idealizadora do Viva Sua Essência e do Psiqueanalise.com. Coach de vida e escrita. Criadora da “Coleção de Cadernos Terapêuticos EscrevArte – A arte de escrever” – que utiliza o recurso da escrita expressiva e intuitiva como ferramenta do autoconhecimento e escritora do atual livro: “O Poder do Permita-se“.