*Por Leo Babauta

Minha conta de e-mails no Gmail representa boa parte do meu trabalho, e eu recebo uma quantidade absurda de mensagens a cada hora – que costumo responder o mais rápido possível. Mas o que mais chama a atenção em minha caixa de entrada no Gmail é que ela está quase sempre vazia.

Me dá uma sensação de paz, calma e satisfação, uma sensação Zen, ter uma caixa de entrada vazia – e eu recomendo isso pra todo mundo. Mas nem sempre foi assim: eu não costumava manter limpa minha caixa de e-mails recebidos, que muitas vezes ficavam lá esperando para serem lidos ou por qualquer outra ação minha, como por exemplo arquivá-los, ou mesmo porque eu simplesmente estava procrastinando. Eu já costumava ter pastas em minha conta de e-mail para arquivar as mensagens importantes, deixando a tarefa de encontrá-las mais fácil – mas muitas vezes eu simplesmente não o fazia.

Mas tudo mudou com Getting Things Done (A Arte de Fazer Acontecer, Editora Sextante) de David Allen, e desde então tenho sido persistente em manter minha caixa de entrada limpa.

 

Aqui vão as minhas dicas (super simples) pra conseguir fazer a mesma coisa em sua conta de e-mail:

1) Não deixe seu e-mail logado o tempo todo, nem leia e-mails assim que acordar: Não há nada de novo aqui. Verificar seus e-mail assim que acordar, pela manhã, vai te exigir um bom tempo preso nessa tarefa – ao invés disso, faça o que você considera a atividade mais importante do dia, ou aquilo que você veio empurrado com a barriga até então, e só depois vá ler seus e-mails. Melhor ainda, faça duas ou três coisas antes de logar. Além disso, ficar logado o tempo todo em sua conta de e-mails, ou ficar recebendo notificações o tempo todo, te deixará extremamente distraído, e você não conseguirá se focar no que realmente importa. Eu costumo verificar meus e-mails de hora em hora, mas isso varia de acordo com a necessidade de cada pessoa.

2) Quando estiver lendo seus e-mails, descarte-os imediatamente, um a um: tome uma decisão imediata sobre o que deve ser feito sobre cada mensagem.

2a) É bobagem/piada ou algum e-mail encaminhado não importante? Descarte-o logo.

2b) É um e-mail longo do qual você precisa de alguma informação? Arquive-o em alguma pasta de “Lidos”, ou tire um print para lê-lo no ônibus, por exemplo, ou na fila do mercado.

2c) Se a mensagem exige que você uma decisão ou ação, anote o que precisa ser feito uma lista para mais tarde. E também anote para checar a mensagem caso precise de alguma informação contida nela, e então arquive-a.

2d) Se você puder responder o e-mail imediatamente, faça-o. Não deixe mensagens sem resposta se acumularem. Responder rápido quando possível, é positivo para sua imagem e para sua caixa de entrada.

2e) Se você precisa acompanhar o desenvolvimento da conversa via e-mail ou estiver esperando por uma resposta, anote em uma Lista de Espera, ou em sua agenda: não deixe mais um e-mail em sua caixa de entrada apenas para lembrá-lo de algo.

3) Eu possuo apenas uma pasta em minha conta de e-mails: Arquivo. Quando responder uma mensagem, ou termino de lê-la e ela não necessita de uma resposta, ou anoto em minha agenda o que preciso fazer sobre o que me foi pedido no e-mail, eu simplesmente a arquivo. Simples assim. Eu costumo tirar print de mensagens longas para lê-las mais tarde, quando estou esperando por alguma coisa, por exemplo. Algumas pessoas possuem outras pastas específicas para cada ação, mas eu não gosto muito desse sistema: são apenas mais “caixas de entrada” para conferir. Caso preciso de alguma informação, consulto minha agenda ou minha lista de espera, e depois faço uma busca utilizando o sistema de pesquisa do Gmail.

 

Ter uma conta de e-mail Zen é super simples: verifique suas mensagens periodicamente, leia e tome decisões imediatas (ou então anote em sua agenda ou lista de espera) e arquive-as.

Ah! como é uma caixa de entradas vazia.

 

Fonte de imagem: Free-Photos/Pixabay.

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